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Im vergangenen Jahr wurde das Transparenzregister eingeführt, um Kriminellen die Geldwäsche zu erschweren. Dieses neue amtliche Register dürfte für Verwirrung bei zahlreichen Unternehmen gesorgt haben, denn es gibt ja auch noch das Handels-und das Unternehmensregister. Es stellt sich die Frage: Welche Tatsachen müssen in welchem Register eingetragen sein? Welche Folgen ergeben sich aus der Eintragung? Ist neben der Eintragung im Handelsregister auch eine Eintragung im Transparenzregister erforderlich?

Das Handelsregister

Die Ursprünge des Handelsregisters reichen bis in das 17. Jahrhundert zurück, bereits damals führten Kaufleute Verzeichnisse. 1897 wurde das Handelsregister erstmals im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt, das heute bei dem örtlich zuständigen Registergericht am Amtsgericht geführt wird.

Das Handelsregister steht jedem als verlässliche Auskunftsquelle zur Verfügung. Elektronisch können beispielsweise Informationen zu Firmennamen, Sitz, Unternehmensgegenstand, Vertretungsbefugnis und Haftung abgerufen werden. Um die Sicherheit und Leichtigkeit des Handelsverkehrs zu gewährleisten, nimmt das Handelsregister eine sogenannte Publizitätsfunktion wahr. Diese soll Vertrauen im Handelsverkehr herstellen, indem die eingetragenen Tatsachen als verlässlich gelten und unmittelbare Rechtswirkungen entfalten. Wegen der unmittelbaren Auswirkungen einer Handelsregistereintragung sollte ein Kaufmann die Notwendigkeit von Eintragungen kennen und auf deren Aktualität achten.

Hohe Relevanz für den täglichen Handelsverkehr besitzen die Handelsregistereintragungen vor allem im Zusammenhang mit der Stellvertretung. Beispiel: Ein Kaufmann lässt sich bei einer Kündigung (einseitiges Rechtsgeschäft) von einem Mitarbeiter vertreten. Wenn dessen Vertretungsberechtigung aus dem Handelsregister ersichtlich ist (z. B. entsprechende Eintragung als Geschäftsführer oder Prokurist), wird angenommen, dass der Empfänger der Kündigung davon Kenntnis hat. Liegt keine Eintragung im Handelsregister vor, muss der Vertreter dem gekündigten Mitarbeiter zusammen mit der Kündigungserklärung eine Original-Vollmacht vorlegen (gemäß § 174 Bürgerliches Gesetzbuch BGB). Wird dies nicht beachtet, kann der Empfänger die Kündigung unverzüglich zurückweisen. Die Kündigung ist damit unwirksam.

Lässt sich ein Kaufmann im Rahmen eines Vertragsschlusses (zweiseitiges Rechtsgeschäft) vertreten, kann die sogenannte negative Publizität des Handelsregisters zu beachten sein. Beispiel: Die Prokura eines Mitarbeiters wurde widerrufen, aber noch nicht im Handelsregister gelöscht. Trotzdem schließt der ehemalige Prokurist noch einen Vertrag für das Unternehmen ab. In diesem Fall dürfen sich die Vertragspartner auf die noch bestehende Eintragung der Prokura im Handelsregister berufen. Dies gilt allerdings nicht, wenn dem Vertragspartner der Widerruf der Prokura aus anderer Quelle bekannt war.

Generell ist bei umfangreichen Vertragsabschlüssen ein Blick in das Handelsregister zu empfehlen. Enthält dieses keine Auskünfte über die Vertretungsbefugnis, sollte eine Vollmacht angefordert werden. Denn aus der Position des Vertreters (z. B. Abteilungsleiter) lässt sich nicht ableiten, ob dieser Mitarbeiter auch wirklich über die Befugnis verfügt, den Unternehmer zu vertreten.

Das Transparenzregister

Das Transparenzregister wurde im Jahr 2017 im Rahmen der Umsetzung der 4. EU Geldwäscherichtlinie eingeführt, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Die Regelungen zum Transparenzregister, das deutschlandweit zentral durch den Bundesanzeiger geführt wird, sind im Geldwäschegesetz (GwG) zu finden. Ziel ist es, Gewinne aus schweren Straftaten aufzuspüren. Außerdem soll verhindert werden, dass Identitäten hinter einem undurchsichtigen Netz von Gesellschaftsstrukturen verschleiert werden. Die sogenannten „Panama Papers“ haben einen Einblick in solche Strukturen eröffnet. Wichtiger Unterschied zum Handelsregister: Das Transparenzregister ist nicht mit einer Publizitätsfunktion ausgestattet, deshalb entfalten die Eintragungen keine unmittelbaren Rechtswirkungen, sondern dienen nur der Information.

Seit dem 1. Oktober 2017 besteht für Vereinigungen (z. B. GmbH, rechtsfähige Stiftung, rechtsfähiger Verein, OHG, KG) eine Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister. Gemeldet werden müssen die Angaben der „wirtschaftlich Berechtigten“: Das sind natürliche Personen, die eine Vereinigung direkt kontrollieren, indem sie über 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte verfügen. Das Transparenzregister hat darüber hinaus eine elementare Neuerung mit sich gebracht: Jetzt muss auch die mittelbare Kontrolle aufgedeckt werden. Das ist der Fall, wenn die Vereinigung indirekt durch Konstruktionen wie Treuhand, Nießbrauch, Unterbeteiligungen, Sonderstimmrechte, Stimmbindungsverträge, stille Beteiligungen oder Pool- und Konsortialvereinbarungen kontrolliert wird. Lässt sich kein wirtschaftlich Berechtigter feststellen, wird angenommen, dass der gesetzliche Vertreter der Vereinigung diese Funktion einnimmt.

Wer die Pflichtmitteilung unterlässt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße geahndet wird. Zusätzlich werden bestandskräftige Bußgeldbescheide auf der Internet-Seite des Bundesanzeigers veröffentlicht („Name and Shame-Verfahren“). Die Neuerungen bedeuten einen erheblichen Einschnitt in die unternehmerische Gestaltungsfreiheit, jedoch haben nur bestimmte Behörden und Personen mit berechtigtem Interesse ein Einsichtsrecht in das Transparenzregister. Die Mitteilungspflicht besteht nicht, wenn die erforderlichen Angaben aus anderen Registern elektronisch abrufbar sind (sogenannte Melde-Fiktion). Beispiel GmbH: Ist diese einfach strukturiert, können die Kapitalanteile und Stimmrechte aus der Gesellschafterliste im Handelsregister entnommen werden. Diese muss allerdings aktuell sein und den jeweils geltenden Anforderungen des § 40 GmbH-Gesetz (letzte Änderung 22. Juni 2017) entsprechen. Vorsicht geboten ist bei alten Listen, die vor dem 1. November 2008 (Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts) in Papierform hinterlegt wurden, da diese nicht elektronisch abrufbar sind. Liegen bei der GmbH besondere Strukturen wie Treuhandverhältnisse, Unterbeteiligungen und sonstige Absprachen vor, müssen diese dennoch dem Transparenzregister mitgeteilt werden, da sie aus der Gesellschafterliste nicht hervorgehen.

Das Unternehmensregister

Ebenfalls vom Bundesanzeiger wird seit 2007 das Unternehmensregister geführt. Es ist jedoch nur ein zentrales Zugangsportal, um eingereichte Unterlagen und Bekanntmachungen zu sammeln. Es enthält keine eigenständigen Registereintragungen. Vielmehr ist es Aufgabe des Unternehmensregisters, die dezentral in anderen Registern (Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister) geführten Unternehmensdaten an einer Stelle zusammenzuführen. Darüber hinaus steht das Unternehmensregister als Publikationsplattform des Bundesanzeigers zur Verfügung, bei dem beispielsweise Jahresabschlüsse und Bilanzen eingereicht werden müssen.

Handels-, Transparenz- und Unternehmensregister sind separat zu betrachten, da sie unterschiedliche Ziele verfolgen. Bevor Unternehmen eine Mitteilung an das Transparenzregister machen, sollten sie prüfen, ob sämtliche Angaben ihrer wirtschaftlich Berechtigten nicht schon aus anderen Registern elektronisch abrufbar sind. Dann besteht keine Mitteilungspflicht. Wenn die Vereinigung besondere Strukturen aufweist, die in keinem Register abgebildet sind, muss die Mitteilung gegenüber dem Transparenzregister erfolgen.