Schrittweise Einführung ab 1. Januar 2025: Zwischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung verpflichtend.
Bei Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen wird ab 1. Januar 2025 schrittweise die Pflicht eingeführt, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden und zu empfangen. Der Weg zur verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wurde mit dem Wachstumschancengesetz (WtcG) frei gemacht, das der Bundesrat am 22. März 2024 beschlossen hat. Weil die Neuerungen umsatzsteuerliche Bedeutung haben, wurde auch das Umsatzsteuergesetz angepasst (UStG-neu).
Die Umstellung auf die E-Rechnung dürfte in den Betrieben einigen Aufwand verursachen. Die E-Rechnungssysteme und die Software müssen gegebenenfalls aufgerüstet oder umgestellt werden. Bis zum 1. Januar 2025 ist nicht mehr allzu viel Zeit. Deshalb sollten sich alle Unternehmen umgehend mit dem Thema E-Rechnung befassen. Die IHK-Organisation hatte im Vorfeld auf den hohen Aufwand bei der Umstellung gerade für kleine Betriebe hingewiesen und sich bei der Politik für praktikable Lösungen und großzügige Übergangsfristen eingesetzt.
Doch es gibt zahlreiche praktische Gründe, die für die E-Rechnung sprechen: Mit ihr werden wichtige betriebliche Prozesse (Einlesen, Zuordnung, Prüfung, Buchung und Zahlungsanweisung) digitalisiert, was mehr Effizienz bringt und damit Zeit, Papier, Porto und andere Kosten einspart. Es gibt keine Medienbrüche mehr und durch die strukturierten Datensätze werden fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig.
Kernpunkte der Neuregelung
Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet? Betroffen von der Pflicht zur E-Rechnung sind inländische Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu). Als hier ansässig gelten Unternehmen, die Sitz, Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten, die am Umsatz beteiligt ist. Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe.
Welche Ausnahmen gibt es? Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen Rechnungen über steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG), über Kleinbeträge (§ 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung UStDV) und über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Definition der E-Rechnung angepasst: Als E-Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss die elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU und somit der CEN-Norm 19631 entsprechen. Festgelegt ist die neue Definition im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu).
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die genannten Anforderungen erfüllen, fallen unter den neuen Begriff "sonstige Rechnung". Das bedeutet beispielsweise, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung gilt.
Übergangsregelungen: Alle Unternehmen sollen ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Wegen des Aufwands für die Umstellung der betrieblichen Rechnungsprozesse gibt es jedoch Übergangsregelungen:
In den Jahren 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen und – wenn der Empfänger zustimmt – sonstige elektronische Rechnungen zulässig.
Die Übergangsregelung gilt im Jahr 2027 nur noch für inländische Unternehmen, die im vorangegangenen Kalenderjahr (also 2026) einen Gesamtumsatz (im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG) von bis zu 800 000 Euro erzielen.
Ab 2028 müssen dann alle Unternehmen zwingend die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung umsetzen.
wichtig für Rechnungsempfänger: Diese Übergangsregelungen gelten nur für die Aussteller von Rechnungen. Alle inländischen Unternehmen sind ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, wenn sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Anders ausgedrückt: Inländische Empfänger müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Denn viele Rechnungsaussteller werden die Übergangsregelungen nicht in Anspruch nehmen, sondern gleich die Formate für die E-Rechnung nutzen.
zulässige elektronische Formate: Das gewählte Rechnungsformat muss es ermöglichen, dass die erforderlichen Rechnungsangaben extrahiert werden können. Laut der Richtlinie 2014/55/EU sind dies folgende Angaben: Prozess- und Rechnungskennungen, Rechnungszeitraum, Informationen über den Verkäufer, den Käufer, den Zahlungsempfänger und den Steuervertreter des Verkäufers, Auftragsreferenz, Lieferungsdetails, Anweisungen zur Ausführung der Zahlung, Informationen über Zu- oder Abschläge, Informationen zu den einzelnen Posten in den Rechnungszeilenposten, die Gesamtbeträge der Rechnungen und die Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer.
In einem Schreiben an Wirtschaftsverbände vom 2. Oktober 2023 hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) bereits Hinweise zu den strukturierten elektronischen Formaten gegeben, die die Anforderungen für E-Rechnungen erfüllen. Diese müssen dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entsprechen und die elektronische Verarbeitung ermöglichen. Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen demnach insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (sogenannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen. Bei hybriden Formaten (wie ZUGFeRD), das aus einer Bilddatei (PDF-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, wird laut BMF künftig der strukturierte Teil maßgebend sein. Bisher ist umgekehrt die Bilddatei der führende Teil, weil die Lesbarkeit durch das menschliche Auge als zentral angesehen wurde.
Nach aktuellem Stand kann das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) auch weiterhin genutzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann. Allerdings sind die Anwendung und die Anerkennung des EDI-Verfahrens als E-Rechnungsformat noch nicht abschließend geklärt. Die betroffenen Unternehmen sollten sich deshalb über mögliche weitere Klarstellungen des BMF informieren.
Die Aussteller und die Empfänger von Rechnungen sollten künftig eine Vereinbarung darüber schließen, welches Format sie für die E-Rechnung nutzen möchten.
elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer: Im Zusammenhang mit der E-Rechnung steht auch die aktuelle Diskussion über ein elektronisches Meldesystem, über das gerade auf europäischer Ebene beraten wird. Über dieses System sollen Umsätze zwischen Unternehmen automatisiert in Echtzeit an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Damit soll die Betrugsanfälligkeit der Umsatzsteuersysteme in den EU-Mitgliedsstaaten bekämpft werden. Gebündelt sind diese Aktivitäten in der sogenannten "VAT in the Digital Age"-Initiative ("ViDA") – deutsch etwa "Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter". Im Gegenzug zum neuen "ViDA"-Reporting sollen zum 1. Januar 2028 die "Zusammenfassenden Meldungen" abgeschafft werden.
Nach aktuellem Stand will das Bundesfinanzministerium ein einheitliches elektronisches Meldesystem schaffen, das sowohl für nationale als auch für grenzüberschreitende B2B-Umsätze genutzt werden kann. Nach den Überlegungen sollen die Steuerpflichtigen den Steuerbehörden auf elektronischem Weg lediglich bestimmte Rechnungsdaten (sogenannte Meldedaten) zu ihren im Inland steuerbaren Umsätzen übermitteln. Der Austausch der Rechnungsdaten (Meldedaten) könnte künftig wahlweise über eine staatliche E-Rechnungs-Plattform oder über private E-Rechnungs-Plattformen erfolgen, die die Anforderungen der Verwaltung zur sicheren Übermittlung erfüllen. Auf der Plattform des Rechnungserstellers werden die Daten auf Plausibilität geprüft (z. B. sind alle Pflichtangaben enthalten?). Anschließend werden die Meldedaten aus der E-Rechnung an das staatliche Portal (Annahme-Portal) übermittelt und die eigentliche E-Rechnung im Auftrag des Rechnungserstellers an die Plattform des Rechnungsempfängers versandt. Im Moment des Rechnungsaustausches erfolgt zeitgleich die Übermittlung der Meldedaten an die Finanzverwaltung. Weil die Information in Echtzeit erfolgen soll, wird künftig wohl die Möglichkeit entfallen, zusammenfassende Rechnungen (Sammelrechnungen) für einen Kalendermonat auszustellen.
Zahlreiche Details für die konkrete Umsetzung der E-Rechnungspflicht sind noch im Fluss. Es ist deshalb mit weiteren klärenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu rechnen.
Schreiben des Bundesfinanzministeriums: www.bundesfinanzministerium.de (Rubrik „Service / Publikationen / BMF-Schreiben“)
