Wenn deutsche Firmen Mitarbeiter ins Ausland senden, verlangen die ausländischen Botschaften in Deutschland – sofern eine Visumspflicht besteht – häufig ein von der zuständigen Industrie- und Handelskammer bescheinigtes Entsendungsschreiben. Darin muss die Firma zusichern, alle Kosten für die Reise zu übernehmen.
Die Kammer bestätigt auf solchen Schreiben die Kammermitgliedschaft des Unternehmens. So kann sicher gestellt werden, dass die Firma, die laut Entsendungsschreiben die Kosten übernimmt, auch tatsächlich existiert.
Folgendes ist bei diesem Dokument zu beachten:
- Schreiben auf Firmenbriefbogen (mit genauer Firmierung und vor allem Anschrift)
- Adressierung an die Botschaft des Ziellandes in der Bundesrepublik Deutschland
- Betreff: "Visaerteilung"
- Name des Unternehmens im Zielland, verbunden mit der Angabe, dass es sich um einen Geschäftspartner handelt. Der (geschäftliche) Grund für die Reise muss detailliert dargestellt werden
- Name des Mitarbeiters, der ins Ausland reisen soll (Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Ausweis bzw. Passnummer)
- Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
- Übernahme der Kosten durch deutsche Firma (separate Erwähnung der Krankenversicherung) sollte ebenso aufgeführt werden wie eine Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters nach der Reise (deutet ebenso wie die alternative Erwähnung, dass der Mitarbeiter im Besitz eines Rückflugtickets ist, darauf hin, dass der Mitarbeiter das Zielland wieder verlassen wird)
- Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
- Auf den Webseiten vieler ausländischer Botschaften und Generalkonsulate werden teilweise weitere individuelle Anforderungen an solche Einladungsschreiben gelistet. Auch diese sollten genauestens beachtet werden.
183-Tage-Regelung beachten
Im Rahmen der 183-Tage-Regelung werden im Doppelbesteuerungsabkommen die Einkünfte im Ansässigkeitsstaat und nicht im Tätigkeitsstaat besteuert, wenn alle drei folgenden Voraussetzungen zutreffen:
- Der Arbeitnehmer hält sich im Tätigkeitsstaat insgesamt nicht länger als 183 Tage auf.
- Die Vergütung wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist.
- Die Vergütung erfolgt nicht von einer Betriebsstätte, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat.
Vorsicht ist bei der Berechnung hinsichtlich des Zeitraums geboten. Das Doppelbesteuerungsabkommen des jeweiligen Landes mit Deutschland bezieht sich darauf, ob das Kalenderjahr, das Steuerjahr oder ein Zeitjahr (12 Monate) gelten. Zu klären ist auch, welche Aufenthalte hierzu gezählt werden (Aufenthalt an Feiertagen, Wochenenden usw. oder tatsächlichen Tätigkeitstagen).
Auch der Begriff der "Betriebsstätte" wird unterschiedlich definiert. So kann je nach Land eine Baustelle bereits ab einem Zeitraum von sechs oder neun Monaten und nicht, wie meist üblich, ab zwölf Monaten zu einer Betriebsstätte führen.
Quelle: www.international.bihk.de
