Ausbildungsnachweise | Berichtsheft

In den Paragraphen 13 und 14 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt. Diese sehen unter anderem das verpflichtende Führen (Azubi) und Kontrollieren (Ausbildender) von Ausbildungsnachweisen vor. Im Rahmen dieser gesetzlichen Verpflichtung erfüllen Ausbildungsnachweise unterschiedliche Funktionen:

• Alle an der Berufsausbildung beteiligten Personen können sich laufend über den Ausbildungsstand der/des Auszubildenden informieren und daraus Nutzen für Ausbildung und Unterricht ziehen.
• Sie dienen als Nachweis über eine ordnungsgemäße Berufsausbildung in allen nach der Ausbildungsordnung erforderlichen Fertigkeiten und Kenntnissen. Bei Streitfällen der Parteien des Berufsausbildungsvertrages über Inhalt und Ablauf der Berufsausbildung ist es ein wichtiges Beweismittel für den Bildungsberater der IHK und bei Arbeitsgerichtsprozessen.

Aus vorgenannten Gründen sind ordnungsgemäß geführte Ausbildungsnachweise auch Grundvoraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 Abs.1 Nr.2 BBiG).

Ausbildungsnachweise können nach Berufsbildungsgesetz in schriftlicher oder elektronischer Form geführt werden. Der jeweilige Ausbildungsbetrieb kann hierüber frei entscheiden. Die Ausbildungspraxis kennt drei verschiedene Möglichkeiten: handschriftlich/elektronisch über ein Textverarbeitungsprogramm oder elektronisch/digital über eine entsprechende Software/App.

• Handschriftlich (und somit schriftlich) geführte Ausbildungsnachweise bieten sich für Ausbildungsberufe an, deren Ausbildungsinhalte nicht in erster Linie an einem PC im Büro erlernt werden. Zudem können in einigen Ausbildungsberufen Zeichnungen, Bilder oder Ähnliches als Nachweise erforderlich sein. Berichtshefte sind dem Azubi vom Ausbildungsbetrieb zur Verfügung zu stellen und können im stationären Einzelhandel oder über Onlineshops erworben werden. Sie werden dann bei der Prüfung vorgelegt.
• Werden Ausbildungsnachweise elektronisch über ein Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geführt, können Ausbildungsbetriebe eine eigene Vorlage erstellen, die den Vorgaben über die inhaltlichen Anforderungen der IHK Nürnberg für Mittelfranken ("Richtlinie zur Führung von Berichtsheften", PDF-Dokument) entspricht. Die einzelnen Nachweise können dann entweder ausgedruckt und unterschrieben bei der Prüfung vorgelegt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Nachweise elektronisch (z. B. per Mail) "unterschrieben" bestätigen zu lassen. Zur Prüfung wird lediglich die Urheberschaftserklärung ausgedruckt und unterschrieben mitgebracht. Auf Verlangen müssen Sie dann im Nachgang zur Verfügung gestellt werden.
• Digitale Ausbildungsnachweise (und damit auch grundsätzlich elektronische) werden über eine entsprechende Software oder App am PC bzw. einem mobilen Endgerät (z. B. Smartphone oder Tablet) geführt. Durch den vollständig digitalisierten Prozess entfällt hier das ausdrucken und unterschreiben der Nachweise durch Ausbilder/in und Auszubildender/m. Auf Verlangen (z. B. bei der Prüfung) können die Nachweise der IHK Nürnberg als pdf-Datei zur Verfügung gestellt werden. Zur Prüfung muss auch hier lediglich die Urheberschaftserklärung ausgedruckt und unterschrieben mitgebracht werden. Welche Software/App verwendet wird, entscheidet das Unternehmen. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die Kriterien zur Führung elektronischer Ausbildungsnachweise der IHK Nürnberg erfüllt werden.

Die im Bezirk der Industrie- und Handelskammer Nürnberg für Mittelfranken geltenden Richtlinien zur Berichtsheftführung in der Form von Ausbildungsnachweisen sind unabdingbare Mindestanforderungen. Darüber hinausgehende Vereinbarungen bleiben den Vertragspartnern überlassen.

Die Ausbildungsnachweise sind unter Angabe der entsprechenden Woche fortlaufend zu nummerieren und mindestens wöchentlich zu führen. Nachweise über einen Zeitraum von einem Monat werden nicht akzeptiert.

Beim Führen des Ausbildungsnachweises kann zwischen zwei Varianten gewählt werden. Eine mit täglicher Aufteilung und eine mit wöchentlicher Auflistung der betrieblichen Tätigkeiten und Unterweisungen sowie der Themen des Berufsschulunterrichts. Die dabei jeweils anfallenden Stunden sind anzugeben. Vorlagen sowie Beispiele für beide Varianten können der vorgenannten Richtlinie entnommen werden.

Zunächst ist Ihre persönliche Registrierung unter https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration erforderlich. 

Ausführliche Informationen dazu erhalten Sie über die Dokumentation im Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 2.1: Benutzerkonto erstellen).

Wurde das persönliche Nutzerkonto erfolgreich angelegt, kann unmittelbar im nächsten Schritt Ihr Unternehmen über das Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de registriert werden. Eine Anleitung dazu finden Sie Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 3.1.1: Unternehmen registrieren).  

Für diesen Schritt ist ein ELSTER-Unternehmenszertifikat erforderlich (https://www.elster.de). Nach erfolgreicher Bestätigung sind im vorausgefüllten Antragsformular die erforderlichen Pflichtangaben zu ergänzen und per „Antrag senden“ an Ihre zuständige IHK zu übertragen. 

Nach Freigabe durch Ihre IHK erhält Ihr Antrag in der Unternehmensübersicht den Status „Aktiviert“.  

Initial ist der Nutzer, der die Unternehmensaktivierung vornimmt, der Unternehmensadministrator.

Der Unternehmensadministrator hat nun über das Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de/ die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern die unterschiedlichen Rollen im Unternehmen für das Digitale Berichtsheft hinzuzufügen Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem (Kapitel 3.1.3 und 3.1.4: Unternehmensmitarbeiter hinzufügen /bearbeiten).

 
Bitte beachten Sie, dass für die beiden Benutzerrollen Ausbilder und Auszubildender bei der erstmaligen Anmeldung beim Serviceportal Bildung die IHK-Identnummer der Person erforderlich ist. Diese finden Sie auf der Eintragungsbestätigung. Bei Fragen unterstützt Sie unser KundenService gerne. 

Solltest du bereits ein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter mit der identischen Mailadresse angelegt haben, wird dieses um die Berechtigung zur Nutzung des Digitalen Berichsthefts ergänzt. In diesem Fall wirst du über diese Erweiterung per Mail informiert.

Wird bei der Aktivierung des Digitalen Berichtshefts eine abweichende Mailadresse zu dem bestehenden Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angegeben, wird ein zusätzlicher Account erstellt. Du hast in diesem Fall zwei unterschiedliche Benutzerkonten für das Azubi-Infocenter bzw. das Digitale Berichtsheft.

Solltest du noch kein Benutzerkonto für das Azubi-Infocenter angelegt haben, wird mit diesem Prozess ein neues Nutzerkonto mit der angegebenen Mailadresse angelegt.