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Mit dem Ausbildungsstätten-Infocenter (kurz ASTA-IC) haben Sie als Ausbildungsbetrieb wichtige Informationen rund um die Ausbildung sowie von Ihren Ausbildern/Ausbilderinnen, Auszubildenden und Umzuschulenden immer und überall im Blick. Zudem können Ausbildungsverträge und Prüfungsanmeldungen über dieses Portal digital abgewickelt werden.
Die wichtigsten Vorteile:
Kostenfreie und papierlose Korrespondenz mit Ihrer IHK
Eigenständige Verwaltung aller Nutzer-Rollen und Berechtigungen
Zugang zum Digitalen Ausbildungsvertrag (DAV)
Zugang zur Online-Prüfungsanmeldung (OPA)
Information
Wir haben bereits kürzlich alle aktiven Ausbildungsbetriebe über die Einführung des ASTA-Infocenters per Brief angeschrieben. Sie haben damit alle notwendigen Informationen und den Aktivierungscode erhalten, um Ihr Unternehmen für das ASTA-Infocenter freizuschalten.
Information
Hinweis
Vor der erstmaligen Aktivierung des ASTA-Infocenters empfehlen wir Ihnen die Zuordnung der Personen in diverse Nutzer-Rollen – ASTA-Administrator/ASTA-Administratorin (ASTA-Admin), ASTA-Verwalter/in und ASTA-Ausbilder/in. Stimmen Sie dies mit Ihrer Geschäftsführung ab.
Für die nächsten Schritte benötigen Sie den Aktivierungscode, den wir Ihnen per Brief zugestellt haben. Sollten Sie keinen Code erhalten haben oder einen Code benötigen, können Sie diesen anfordern:
Sollten Sie sich bereits für das Webfachverfahren Prüfer, den Digitalen Ausbildungsvertrag oder das Digitale Berichtsheft der IHK registriert haben, können Sie den identischen Benutzernamen/Mailadresse auch für das ASTA-Infocenter nutzen.
Melden Sie sich mit dem bestehenden Account im ASTA-Infocenter an und aktivieren Sie Ihr/Ihre Unternehmen. Hierfür benötigen Sie die Identnummer und den Aktivierungscode, welchen wir Ihnen zugesandt haben.
Hinweis: Nach der ersten Anmeldung werden alle Daten für Ihr Unternehmen geladen. Heißt alle aktiven Ausbilder/innen und Auszubildende die bei Ihrer IHK eingetragen sind werden eingespielt. Dieser Vorgang kann bis zu 30 Minuten dauern.
Video-Tutorial – Registrierung mit Zugangsdaten
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Sie nutzen noch kein IHK-Webportal?
Der vom Unternehmen festgelegte ASTA-Admin führt zunächst die persönliche Registrierung am Berechtigungssystem der IHK durch. Bitte achten Sie darauf, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, auf die Sie Zugriff haben.
Nach erfolgreicher Registrierung wird eine Bestätigungs-Mail übermittelt. Folgen Sie den Anweisungen dieser Verifizierungsmail und bestätigen Sie den übermittelten Link innerhalb von 24 Stunden.
Melden Sie sich nun im ASTA-Infocenter an und aktivieren Sie Ihr/Ihre Unternehmen. Hierfür benötigen Sie die Identnummer und den Aktivierungscode, welchen wir Ihnen zugesandt haben.
Hinweis: Nach der ersten Anmeldung werden alle Daten für Ihr Unternehmen geladen. Heißt alle aktiven Ausbilder/innen und Auszubildende die bei Ihrer IHK eingetragen sind werden eingespielt. Dieser Vorgang kann bis zu 30 Minuten dauern.
Video-Tutorial – Registrierung ohne Zugangsdaten
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Über die Kachel Einstellungen können Sie weitere Services aktivieren und Berechtigungen verwalten. Ausschließlich mit der Rolle ASTA-Admin stehen umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung (siehe Übersicht der einzelnen Rollen und Berechtigungen).
Service aktivieren - Online Prüfungsanmeldung (OPA)
Um die Online-Prüfungsanmeldung für die Ausbildungsberufe Ihres Unternehmens zu aktivieren, muss eine E-Mail-Adresse ausgewählt werden, an die zukünftig die Aufforderung zur Online-Prüfungsanmeldung gesendet wird. Wenn Sie keine E-Mail-Adresse auswählen, nehmen Sie NICHT an der Online-Prüfungsanmeldung teil. Sie erhalten dann die Anmeldeunterlagen weiterhin per Post.
Berechtigung verwalten
Über die jeweiligen Kacheln können Sie einen weiteren Administrator/eine weitere Administratorinoder Verwalter/Verwalterin hinzufügen oder die Berechtigung der Nutzer-Rolle entziehen. Über die Kachel Hinterlegten Ausbilder freischalten können Ausbilder/innen für die bei der IHK benannten Berufe des Ausbilders/der Ausbilderin berechtigt werden, Online-Prüfungsanmeldungen von Auszubildenden zu bearbeiten.
Zudem können Sie Personen für das digitale Vertragsmanagment - Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV) hinzufügen.
Über die Kachel weiteren Aktivierungscode eingeben können Sie je nach Unternehmensstruktur weitere Betriebsstätten bzw. Niederlassungen Ihrem Benutzerkonto hinzufügen. Nach der Aktivierung des Unternehmens sind Sie ASTA-Admin eines weiteren Unternehmens und können so mit einem Account die verschiedenen Ausbildungsstätten auch IHK übergreifend Ihrer Verwaltungsansicht hinzufügen und überregional administrieren.
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Unter der Kachel Meine Berechtigungen werden die zu Ihrem Berechtigungskonto angelegten Nutzer-Rollen angezeigt.
Video-Tutorial – Meine Berechtigungen
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Über die Kachel Übersicht Ausbilder finden Sie die bei uns eigetragenen Ausbilder/innen mit allgemeinen Informationen zu den Berufen für die aktuell eine Ausbildungsberechtigung besteht.
Sie haben die Möglichkeit zum gemeldeten Ausbilder/zur gemeldeten Ausbilderin die Meldung neue/weitere Ausbildungsberufe zu veranlassen und die Abmeldung einzelner Ausbilder/innen driekt und medienbruchfrei an Ihre IHK zu übermitteln.
Video-Tutorial – Übersicht Ausbilder
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Über die Kachel Übersicht Auszubildender finden Sie eine Übersicht der bei uns eingetragenen Auszubildenden mit Informationen zur laufenden Ausbildung, Prüfungsterminen und dem aktuellen Registrierungsstatus im Azubi-Infocenter.
Auszubildende, die sich noch nicht im Azubi-Infocenter registriert haben, können NICHT auf die Online-Prüfungsanmeldung zugreifen.
Video-Tutorial – Übersicht Auszubildende
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Bei vorhandener Berechtigung als Nutzer des Digitalen Ausbildungsvertrags können Sie über die Kachel Vertragsmanagement die Anwendung direkt öffnen und werden direkt zum Portal weitergeleitet.
ASTA-Admin und ASTA-Verwalter/in können alle Prüfungsanmeldungen der Unternehmensstruktur bearbeiten und freigeben, Ausbilder/innen nur die Anmeldungen bei den Auszubildenden in deren Verträge sie als Ausbilder eingetragen sind.
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Zweigstellen verwalten
Die individuelle Firmenstruktur kann im ASTA-Infocenter abgebildet werden. Wir empfehlen vor der Aktivierung des Unternehmens mit der Geschäftsführung am Hauptsitz die geplante Struktur der Administration des ASTA-Infocenters abzustimmen.
Bei einem überregional strukturierten Unternehmen besteht die Möglichkeit die Administration zentral über den Hauptsitz zu organisieren. Es ist allerdings auch möglich, dies dezentral, in den jeweiligen Zweigstellen, Niederlassungen oder Betriebsstätten zu administrieren. Diese Entscheidung obliegt Ihnen.
Wir beraten Sie gerne individuell, um die für Sie geeignetste Variante auszuwählen.
Voraussetzung für die Teilnahme am ASTA-Infocenter ist, dass die zuständige IHK am überregionalen Unternehmenssitz (außerhalb Mittelfranken) auch das IHK-Verwaltungssystem EVA für die Registrierung der ausbildungsrelevanten Daten nutzt.
Informationen dazu erhalten Sie von Ihrer zuständigen Bildungsberaterin/Ihrem zuständigen Bildungsberater am Firmensitz über den IHK-finder.
Das Infocenter steht Ausbildungsbetrieben zur Verfügung, die bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken registriert sind. Innerhalb des Unternehmens gibt es verschiedene Nutzer-Rollen: ASTA-Administrator/in, ASTA-Verwalter/in und ASTA-Ausbilder/in.
Dann fordern Sie diesen für Ihren Ausbildungsbetrieb in Mittelfranken über den folgenden Link an:
Prüfen Sie, ob vor oder nach der E-Mailadresse Leerzeichen sind. Stellen Sie sicher, dass das selbst erstellte Passwort identisch ist und beachten Sie die Passwortrichtlinie (mind. 12 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, mind. eine Zahl und ein Sonderzeichen).
Geben Sie den angezeigten Captcha-Code (ohne Leerzeichen) ein und achten Sie dabei auf die korrekte Schreibweise (Groß- bzw. Kleibuchstaben).
Funktionieren diese Varianten dennoch nicht, dann versuchen Sie es bitte mit einer anderen E-Mailadresse. Wird eine erneute Fehlermeldung erzeugt, senden Sie uns bitte eine E-Mail an bildungsportal(at)nuernberg.ihk.de mit den Angaben:
Mailadresse, mit der Sie sich am Portal registrieren wollten
Vorname, Nachname
Identnummer und die Firmenbezeichnung des Unternehmens, welches Sie aktivieren wollten
angezeigte Fehlermeldung/-code
Bitte überprüfen Sie hier auch Ihren Spam-Ordner. Sollte diese dort mit dem Betreff „Anmeldung am IHK-GFI Berechtigungssystem“ nicht aufzufinden sein, so nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: bildungsportal(at)nuernberg.ihk.de
Geben Sie dabei Ihre Mailadresse, mit der Sie sich am Portal registrieren haben und die Identnummer und die Firmenbezeichnung des Unternehmens, welches Sie aktivieren wollten, an.
Nach Eingabe der Aktivierungsdaten findet in unserem System einige Vorgänge statt. Das bedeutet, dass wir die Daten aus unserem Stammdatensystem importieren und die notwendige Rolle als ASTA-Administrator/in im Berechtigungssystem (IHK-GfI LUX-BS) vergeben.
Bleibt diese Seite über mehrere Stunden unverändert, so senden Sie uns bitte eine E-Mail an bildungsportal(at)nuernberg.ihk.de mit den Angaben:
Mailadresse, mit der Sie sich am Portal registriert haben
Vorname, Nachname
Identnummer und die Firmenbezeichnung des Unternehmens, welches Sie aktivieren wollten
Überprüfen Sie, ob eine stabile Internetverbindung besteht. Verwenden Sie einen aktuellen Browser ("Mozilla Firefox", "Google Chrome", "iOS/Safari", "MS-Edge")
Schießen Sie den Browser und nehmen Sie anschließend die Registrierung erneut vor oder öffnen Sie über das Browsermenü ein neues privates Fenster über den Inkognito-Modus.
Haben Sie die Anmeldung schon über einen anderen Internetbrowser versucht?
Haben Sie die Anmeldung schon über ein anderes Endgerät versucht?
Ein ASTA-Admin muss eine E-Mail-Adresse angeben, an die Aufforderungen zur Online-Prüfungsanmeldung gesendet werden sollen. Diese Konfiguration ist exklusiv für ASTA-Admins verfügbar.
Um die betriebliche Praxis bestmöglich abzubilden, stehen im ASTA-Infocenter verschiedene Berechtigungsrollen zur Verfügung (siehe PDF-Anleitung Seite 4-5).
In den Berechtigungsrollen Administrator/in bzw. Verwalter/in besteht mit dieser Funktion im ASTA-Infocenter die Möglichkeit, die bei der IHK registrierten Ausbilder/innen für alle ihr/ihm zugeordneten Berufe für die Online-Prüfungsanmeldung freizugeben (Standardeinstellung) oderauf einzelne Berufe einzugrenzen. Nach Auswahl der Ausbildungsstätte und der Ausbilderin/dem Ausbilder werden alle für sie/ihn hinterlegten Ausbildungsberufe angezeigt. In der Voreinstellung sind alle Berufe aktiviert. Durch Deaktivieren der Checkbox können einzelne Berufe individuell abgewählt werden.
Wichtig ist dabei, dass mindestens eine Person des Unternehmens (Administrator/in, Verwalter/in bzw. Ausbilder/in) für diesen abgewählten Beruf berechtigt bleibt.
Ja, Ausbilder/innen werden in der Übersicht Auszubildende nur die bei der IHK eingetragenen Auszubildenden in den Berufen angezeigt, für die die/der hinterlegte Ausbilder/innen auch freigeschaltet wurde.
Abgemeldete Ausbilder/innen sind für Sie und alle weiteren Administratorinnen und Administratoren sowie Verwalterinnen und Verwalter über das Icon zur Abmeldung gekennzeichnet.
Der Vorgang liegt dann zu Bearbeitung bei der IHK. Es kann bis zu einer Woche dauern, bis die Ausbilderdaten deaktiviert werden.
Nach Abschluss des Vorgangs werden Sie per Mail benachrichtigt. Die Ausbilderin/der Ausbilder ist dann nicht mehr in der Übersicht zu finden.
Über die Kachel Übersicht Ausbilder:innen bzw. Übersicht Auszubildende und das Menü (drei Punkte rechts unten in der jeweiligen Kachel der Person) sind die in der Tabelle aufgeführte Funktionen grau hinterlegt:
Funktion
Ausbilder:innen
Beruf hinzufügen
Auszubildende
Vertrag verkürzen
Auszubildende
Vertrag verlängern
Auszubildende
Vertrag unterbrechen
Auszubildende
Ausbildungszeit ändern
Auszubildende
Vertrag auflösen
Das liegt an der fehlenden Berechtigung für die Nutzung des Vertragsmanagements/Digitaler Ausbildungsvertrag.
Für die Berechtigungsrolle ASTA-Administrator/in ist diese Berechtigung bereits mit der Aktivierung des Unternehmens angelegt.
Für die weiteren Berechtigungsrollen Verwalter/in bzw. Ausbilder/in muss die Berechtigung für das Vertragsmanagement/ Digitaler Ausbildungsvertrag erst von der ASTA-Administratorin,/dem ASTA-Administrator über Einstellungen > Berechtigung verwalten > Vertragsmanagement Antragsteller hinzufügen erteilt werden.
Wählen Sie im Dashboard über die Kachel Einstellungen den Punkt "Berechtigungen verwalten".
Wählen Sie das Unternehmen und den entsprechenden Nutzer aus.
Vergeben oder entziehen Sie Berechtigungen durch Markieren oder Entfernen der Häkchen in den entsprechenden Checkboxen.
Ein Nutzer kann über die Funktion "Passwort vergessen" eine E-Mail anfordern, um ein neues Passwort zu setzen:
Mailadresse, mit der Sie sich am Portal registriert haben
Vorname, Nachname
Identnummer und die Firmenbezeichnung des Unternehmens
Wir nehmen gerne die Reaktivierung Ihres Benutzerkotos vor.
Ein neues Unternehmen muss bei der IHK registriert sein und einen Aktivierungscode erhalten haben. Dieser Code wird bei der Registrierung im ASTA-Infocenter benötigt.
Die Auszubildenden sind noch 90 Tage nach Vertragsende in der Übersicht zu sehen – Beispiel: mit Bestehen am 15.07. geht das System vom Vertragsende 31.08. aus und der Azubi wird zum 30.11. gelöscht. Von Seiten des Unternehmens ist keine Löschung des Azubis erforderlich.
