Nicht einfach loslegen!

Laptop, Headset, Handy raus – und schon kann jeder Ort zum Büro werden. Warum also nicht Arbeit und Urlaub kombinieren und am Strand unter Palmen arbeiten? Doch Vorsicht, so einfach ist es nicht! Selbst wenn man in EU-Staaten tätig ist, müssen das grenzüberschreitende mobile Arbeiten (Remote Work) und die Kombination aus Arbeit und Ferien im Ausland (Workation) gut vorbereitet sein. Wer sich nicht vorab intensiv über Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht informiert, kann in große rechtliche Fallen tappen. Ausführlich beleutet wurde die Thematik vor Kurzem bei der Veranstaltung „Grenzüberschreitendes Arbeiten: Workation, Homeoffice & Co. – Steuern und Sozialversicherung im Fokus“. Veranstalter war die IHK für München und Oberbayern in Zusammenarbeit mit den anderen bayerischen IHKs.

Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis

Geklärt werden muss vorab, ob eine Aufenthalts- und/oder Arbeitserlaubnis nötig ist. In den EU-Staaten ist das unproblematisch, allerdings sind je nach Land möglicherweise spezifische Meldepflichten zu beachten. Bei einer Tätigkeit außerhalb der EU (sogenannte Drittstaaten) werden meist entsprechende Dokumente benötigt. Dies gilt grundsätzlich auch schon bei kurzen Aufenthalten mit Arbeitstätigkeit.

Steuerliche Fragen

Wo fällt die Lohnsteuer an? Wenn Arbeitnehmer im Ausland arbeiten, stellt sich die Frage, wo das Gehalt versteuert werden muss. Wenn zwei Staaten beteiligt sind, muss zuerst geprüft werden, ob zwischen den Ländern ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht. Dieses enthält Regelungen, welchem Land die Steuern zustehen, und es sorgt zugleich dafür, dass das Geld nicht doppelt besteuert wird.

183-Tage-Regelung: Grundsätzlich ist die Tätigkeit von Arbeitnehmern in dem Land zu versteuern, in dem sie ausgeübt wird (Tätigkeitsland). Eine Ausnahme bildet jedoch die sogenannte 183-Tage-Regelung. Diese besagt, dass die Einkünfte im Wohnsitzstaat versteuert werden müssen, wenn sich der Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage im Jahr im Land der Tätigkeit aufhält und der Arbeitgeber seinen Sitz nicht dort hat bzw. der Lohn nicht von einer Betriebsstätte im entsprechenden Tätigkeitsland bezahlt wird. Dabei ist nicht die Dauer der Tätigkeit entscheidend, sondern die körperliche Anwesenheit. Und auch eine kurzfristige Anwesenheit an einem Tag zählt bereits.

Ausnahmen für Grenzgänger und Grenzpendler: Eine Ausnahme von der 183-Tage-Regelung gibt es für Grenzgänger, also Arbeitnehmer, die in einem Land wohnen und im anderen arbeiten und täglich oder in regelmäßigen Abständen zwischen Wohnort und Arbeitsort pendeln. Für sie gibt es innerhalb einer bestimmten Grenzzone oft Sonderregelungen.

Darüber hinaus gibt es im Steuerrecht auch noch den Begriff Grenzpendler: Dies sind ausländische Arbeitnehmer, die in Deutschland keinen Wohnsitz oder keinen gewöhnlichen Aufenthalt haben, aber dort ihr Einkommen erzielen. Sie sind mit ihren inländischen Einkünften grundsätzlich im Inland beschränkt steuerpflichtig.

Risiko einer Betriebsstätte: Nicht zu unterschätzen ist für Unternehmen das Risiko, dass durch die Mitarbeiter im ausländischen Homeoffice im steuerrechtlichen Sinne eine ausländische Betriebsstätte angenommen wird. Dadurch würde zusätzlich zu Deutschland eine steuerliche Präsenz im ausländischen Staat geschaffen. Dann droht eine Doppelbesteuerung für das Unternehmen, da der Tätigkeitsstaat Anspruch auf Teile des Unternehmensgewinns erhebt. Der Arbeitgeber hat dann die Verpflichtung zum Lohnsteuerabzug. Dies gilt bereits ab dem ersten Tag der Beschäftigung und kann rückwirkend entstehen. Besonders kritisch ist dies bei Bauleistungen, wenn diese länger als ein Jahr andauern.

Nach Definition in den Muster-DBA benötigt eine Betriebsstätte eine feste Geschäftseinrichtung, die dem Unternehmen dient. Nach der Rechtsprechung sind Kennzeichen dafür, dass diese dauerhaft ist und dass der Arbeitgeber eine Verfügungsmacht über die Räume hat. Beim Homeoffice des Angestellten in privaten Räumen ist dies in der Regel nicht der Fall, denn dort hat der Arbeitgeber keine Schlüsselgewalt. Das Problem: Was als Betriebsstätte gilt, wird in den einzelnen EU-Mitgliedsländern oft unterschiedlich ausgelegt. „International gibt es hier bislang noch keinen Konsens“, warnte Franz Hruschka, Leiter der Betriebsprüfung beim Finanzamt München. Deshalb müsse immer auch die Rechtsauffassung im Tätigkeitsland geprüft werden. Während in Deutschland für eine Betriebsstätte eine enge Definition gilt, reicht beispielsweise in Italien bereits der Firmenname auf dem Klingelschild, damit die dortigen Finanzbehörden von einer Betriebsstätte ausgehen. Je nach Land kann es auch zu Problemen kommen, wenn ein Mitarbeiter im Tätigkeitsland in den Räumen eines Kunden oder in einem sogenannten Co-Working-Space arbeitet.

Risiko einer Vertreterbetriebsstätte: Darüber hinaus ist je nach Land denkbar, dass die privaten Räumlichkeiten eines Mitarbeiters im Ausland zu einer sogenannten Vertreterbetriebsstätte werden. Das kann dann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter befugt ist, vom ausländischen Homeoffice aus Verträge abzuschließen.

Tätigkeiten von Geschäftsführern im Ausland: Besonders problematisch wird es, wenn ein Geschäftsführer im Ausland arbeitet, da dieser nicht nur vorbereitende oder Hilfstätigkeiten ausübt. Wird der Geschäftsführer vom Homeoffice im Ausland tätig, wird davon ausgegangen, dass die Privatperson und das Organ der Gesellschaft identisch sind. Zudem wird die Verfügungsmacht über die Räumlichkeiten der Privatperson der Gesellschaft zugeschrieben. Deswegen wird aus der Privatwohnung des Geschäftsführers meist eine Betriebsstätte für die Gesellschaft, wenn er von dort aus tätig ist. Und noch gravierender: An dem Ort, an dem ein Alleingeschäftsführer überwiegend tätig wird, befindet sich in der Regel auch der Sitz der Geschäftsleitung – mit allen rechtlichen und steuerlichen Folgen.

Arbeitsrechtliche Regelungen

Regelung im Arbeitsvertrag: Auch arbeitsrechtlich gibt es bei Remote-Work und Workation einiges zu beachten. Selbst wenn Arbeitnehmer nur vorübergehend im Ausland tätig sind, sollte dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag geregelt werden. Zwar gilt dann grundsätzlich weiterhin das deutsche Arbeitsrecht, aber auch zwingende Mindestbestimmungen des Tätigkeitslandes sind einzuhalten (z. B. Regelungen zu Arbeitsschutz, maximaler Arbeitszeit und Feiertagen). Dies gilt bereits ab Beginn der Tätigkeit im Ausland und unabhängig von der beabsichtigten Dauer.

Kombination von Auslandsurlaub und Arbeit: Probleme kann es geben, wenn die Arbeitnehmer einen Auslandsurlaub verbringen und daran einige Tage mobile Arbeit per Laptop anhängen. Auch dann müssen sie sich an die einschlägigen Mindestvorschriften des Urlaubslandes halten. Arbeitgeber sollten sich also informieren, welche Regelungen gelten. Insbesondere örtliche Arbeitsschutz-, Höchstarbeitszeit- und Feiertagsregelungen können auch schon bei kurzen Arbeitsaufenthalten relevant werden.

dauerhafte Auslandstätigkeit für ein deutsches Unternehmen: Bei dauerhafter Tätigkeit im Ausland gilt ausschließlich das dortige Arbeitsrecht, der Arbeitsvertrag wird nach dem ausländischen Recht geschlossen. Möglicherweise sind dort gesetzliche Vorgaben zu beachten, die vom deutschen Arbeitsrecht stark abweichen.

Sozialversicherungsrecht

Ein weiterer Stolperstein ist das Sozialversicherungsrecht, bei dem grundsätzlich das „Territorialprinzip“ gilt: Entscheidend ist also der Ort der Tätigkeit. Deshalb würde ein Remote-Worker während seiner Tätigkeit im Ausland grundsätzlich in der dortigen Sozialversicherung beitragspflichtig werden. Um dies zu vermeiden, bestehen mit vielen Staaten entsprechende Sozialversicherungsabkommen. Innerhalb der EU gilt, dass stets nur das Sozialversicherungsrecht eines Staates Anwendung findet.

Mit einer A1-Bescheinigung, die vom Arbeitgeber bei der Krankenversicherung oder bei der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden muss, kann ein Arbeitnehmer nachweisen, dass er weiterhin dem Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes unterliegt und die Sozialabgaben für ihn in Deutschland gezahlt werden. Bei Mitarbeitern, die regelmäßig in anderen Mitgliedsstaaten tätig sind, zählt der Ort, an dem der wesentliche Teil der Tätigkeit ausgeübt wird.

Andere Länder, andere Regelungen

Bei der IHK-Veranstaltung machten Vertreter der deutschen Auslandshandelskammern (AHK) aus Italien, Österreich und der Schweiz deutlich, wie kompliziert die Regelungen und wie unterschiedlich die rechtlichen Auslegungen in den einzelnen Ländern sein können. Ein schwieriges Terrain auch innerhalb der EU sei die Entsendung von Mitarbeitern etwa für Montage oder Bauarbeiten. Die AHKs werden von den Unternehmen auch häufig gefragt, wann die Finanzverwaltung des jeweiligen Landes von einer Betriebsstätte ausgeht. Österreich gehört zu den Ländern, bei denen man schnell in die Gefahr kommt, eine Betriebsstätte zu unterhalten (Beispiel: Arbeitgeber zahlt Betriebskosten für Homeoffice oder der Festnetzanschluss läuft über den Arbeitgeber). Unterschiedlich wird zudem in den einzelnen Ländern überwacht, inwieweit die Vorschriften eingehalten werden. So wird in Italien häufig kontrolliert, weshalb man selbst bei einem kurzen mobilen Arbeitseinsatz wichtige Dokumente (z. B. die A1-Bescheinigung) bei der Hand haben sollte.

Noch komplizierter wird alles in Ländern, die nicht der EU angehören, wie beispielsweise der Schweiz. Zu beachten sind dort u. a. das strenge Aufenthaltsrecht und das hohe Risiko, dass eine Betriebsstätte in der Schweiz entsteht. Selbst der in Deutschland zugelassene Privat-Pkw kann für mobil arbeitende Mitarbeiter zu einem zollrechtlichen Problem werden. Um es noch komplizierter zu machen: Teilweise gelten in den einzelnen Kantonen unterschiedliche Regelungen.

Autor: Klaus Leonhard