Wer darf rein?

Mechanische Metallschlüssel, mit denen simple Türschlösser aufgeschlossen werden, gehören in der Immobilienverwaltung längst der Vergangenheit an. Die smarte Sicherheitstechnik von heute kann viel mehr, als nur Türen auf- und zuzuschließen. Sie ermöglicht es, die Zutrittsrechte und den Zugang passgenau zu organisieren und zu überwachen. Die digitale Technik ist besonders dann von Vorteil, wenn große Gebäude oder mehrere Gebäude an unterschiedlichen Orten betreut werden müssen – also beispielsweise Firmenzentralen, Filialgebäude, Hotels, Läden, Co-Working-Gebäude, Mietwohn-, Lager- oder Garagenanlagen. Wichtiger Trend dabei: Die Zutrittssysteme werden zunehmend in Clouds verlagert – also in externe Datenspeicherzentren. Aus dieser Cloud heraus wird in Echtzeit mittels des Internet mit den Tür-Komponenten vor Ort interagiert sowie mit den entsprechenden Handy- oder Laptop-Apps der Nutzer.

An eine solche Cloud, die für Gebäudezugänge genutzt wird, werden hohe Anforderungen gestellt: Der Hostbetreiber muss gemäß den strengen Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zertifiziert sein; d. h. unter anderem eine sichere Verschlüsselung aller Personen- und Zugangsdaten gewährleisten. Erst dann dürfen und können über die Cloud an jedem Ort und jederzeit Prozesse rund um die Zutrittsregelung gesteuert und angestoßen werden.

Drei hauptsächliche Verbindungsarten

Es gibt derzeit im Wesentlichen drei Optionen für den Aufbau der Verbindung zu den Nutzern und für das Berechtigungsmanagement:

Bei der ersten Option wird dem Nutzer ein RFID-Transponder ausgehändigt, den die Cloud dann als „erlaubt“ erkennt und zulässt. Für die Freischaltung durch den Nutzer gibt es zwei Möglichkeiten: Er kann diesen anfangs „leeren“ Schlüsselchip an einem Türterminal oder einem Lesegerät selbst freischalten. Oder er hält den Schlüsselchip an sein Handy, das wiederum mittels Bluetooth die Zutrittsdaten an seinen Schlüssel übermittelt. Mittels des Transponders ist der Zugang zu ganz bestimmten Türen erlaubt. Interessant ist diese Option für länger dauernde Berechtigungen, also beispielsweise für die Angestellten eines Betriebs.

Die zweite Option wird meist für Zutrittsberechtigungen genutzt, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum gelten: Über die Cloud wird via Internet eine „Einladung“ auf das Smartphone des Nutzers gesandt. Diese gilt dann für einen bestimmten Zeitabschnitt, zum Beispiel für den Gast eines Hotelzimmers, den Mieter einer Garage oder eines Boarding-Hauses. Dafür muss der Handy-Nutzer zuerst eine App herunterladen, die die Software des Verwalters auf seinem Endgerät zugänglich macht. Alternativ kann die Nutzung auch mit einem PIN-Code ermöglicht werden, der per Messenger-Dienst oder auch SMS ans Handy geschickt wird und für die Dauer der Raumnutzung derselbe bleibt.

Die dritte Option ist gedacht für Fälle, in denen nur kurzzeitig ein Zutritt gewährt wird – etwa, wenn ein Handwerker ins Haus gelassen werden soll. Sie funktioniert so: Über LAN-Kabel oder WLAN-Gateway wird die Kurzzeit-Öffnung direkt an einer bestimmten Komponente eines Gebäudes (elektronischer Türbeschlag) angestoßen. Der Nutzer – etwa der Handwerker, der vor der Haustüre steht – wird aus der Ferne nur ein einziges Mal und ohne sein Zutun eingelassen. Er benötigt dafür also weder Transponder noch Schlüssel noch Handy.

Vorteile der Cloud-Systeme

Digitale Cloud-Lösungen für Gebäudezugänge haben eine Reihe von Vorteilen – und zwar für Unternehmen aller Größen: Man kann prinzipiell rund um die Uhr und ohne zusätzlichen Personalaufwand agieren und dies standortunabhängig von überall auf der Welt und ohne den Nutzer persönlich treffen zu müssen. Der Verwalter – etwa eine Hausagentur, ein Arbeitgeber oder generell ein Vermieter – hat immer die Kontrolle über die Türzugänge und alles wird protokolliert. Er kann die Berechtigungen kostengünstig je nach Bedarf und auf Knopfdruck umprogrammieren und auch sperren. In punkto Sicherheit spricht ebenfalls vieles für Cloud-Systeme, wie sie von verschiedenen Herstellern angeboten werden: Verliert etwa der Nutzer seinen Schlüssel oder Transponder, kann sein Zugang aus der Ferne augenblicklich gesperrt oder umprogrammiert werden – ein Vorgang, von dem der Nutzer erst einmal nichts merkt.

Zudem kümmern sich die Cloud-Betreiber auch um die IT-Sicherheit: Sie haben hier in aller Regel ein deutlich größeres Know-how als die Verwalter der Immobilien, denn es gehört zu den ureigensten Geschäftsaktivitäten der Cloud-Betreiber, ihre Server (also mittelbar ihre Kunden) vor Datenverlust und Hackern zu schützen. Sie sorgen dafür, dass die notwendige Netzwerk-Software stets gepflegt und mit den aktuellen Updates und Anwendungen versehen wird.

Sicherheitsfirmen vor Ort stehen bei Problemen bereit

Falls die Nutzer wie etwa Mieter doch einmal technische Probleme haben sollten (beispielsweise mechanische Probleme beim Öffnen oder Schließen der Zugangstüre), werden sie an lokale Sicherheitstechnikfirmen verwiesen. Denn die Cloud-Betreiber haben ihren Firmensitz meist weit entfernt, manchmal sogar in einem anderen Land. Die Partnerfirmen vor Ort sorgen dafür, dass solche technischen Probleme zügig gelöst
werden.

Und die Kosten? Wer als Verwalter oder Facility-Manager die Cloud-Technik nutzen möchte, bezahlt in der Regel eine pauschale, fixe Hosting-Gebühr an den Cloud-Anbieter. Für den Verwalter kommen in der Regel noch situative Aufwandskosten für den technischen Support hinzu. Diese Kosten bemessen sich je nach Notwendigkeit: Sie fallen nur dann an, wenn ein lokales Sicherheitsunternehmen Mitarbeiter und Akuthilfe vor Ort bereitstellen muss, um z. B. besagtem Mieter zu helfen.

Die umfangreichen Cloud-Lösungen sind insbesondere gefragt bei Verwaltern, bei denen die Zugangsberechtigten häufig wechseln, was mit herkömmlichen Systemen einen höheren Aufwand verursacht. Gerade für Unternehmen mit einer dezentralen Struktur (z. B. mehrere Filialen an entfernten Orten) oder mit mehreren Liegenschaften an unterschiedlichen Orten sind Cloud-Lösungen sinnvoll, denn sie unterstützen dabei, den Zutritt flexibel zu gestalten und gleichzeitig den Überblick zu behalten. Aufgrund dieser Vorteile sind solche Cloud-Systeme bei gewerblichen Immobilien bereits weit verbreitet, aber sie gewinnen auch im privaten Bereich an Bedeutung – etwa bei Mietwohnungen. Vor allem junge Menschen stehen der Zutrittskontrolle über Smartphone aufgeschlossen gegenüber, wenn der strenge europäische Datenschutz beachtet und die IT-Architektur professionell gegen Angriffe
geschützt wird.

Dr. Thomas Lappe ist verantwortlich für die Pressearbeit bei der Meusel & Beck GmbH in Nürnberg, die auf Sicherheitstechnik spezialisiert ist (www.meusel-beck.de, thomas.lappe(at)meusel-beck.de).