Das Finanzamt will die Systeme wissen

Mit dem Kassengesetz von 2016 will der Gesetzgeber Steuerhinterziehungen erschweren. Demnach sind die Unternehmen seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (so der vollständige Name des Kassengesetzes) die Pflicht eingeführt, einen Beleg an den Kunden auszugeben („Bon-Pflicht“). Durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassen-Software sollen mögliche Manipulationen leichter festgestellt werden können.

Außerdem wurden die Unternehmen verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem zuständigen Finanzamt auf elektronischem Weg zu melden (§ 146a Abs. 4 Abgabenordnung AO). Allerdings konnte die Finanzverwaltung bislang kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen, weshalb das Bundesfinanzministerium (BMF) die gesetzliche Mitteilungspflicht zunächst ausgesetzt hat. Doch nun hat das Ministerium mitgeteilt (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024), dass ab dem 1. Januar 2025 eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(systeme) zur Verfügung stehen wird. Gleiches gilt für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler für die Verkehrs- und Logistikwirtschaft. Die Unternehmen müssen also all diese Systeme bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein Elster“ und die „Elster“-Schnittstelle „ERiC“ melden. Im Einzelnen gelten folgende Regelungen:

Kassen(systeme)

• Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden und werden, müssen den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitgeteilt werden.
• Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt umgekehrt für Systeme, die außer Betrieb genommen werden.
• Die Mitteilungspflicht besteht für gekaufte, gemietete und geleaste Systeme gleichermaßen.
• Das BMF weist darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne von § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen laut der Kassensicherungsverordnung (§§ 7 f. KassenSichV).

• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die bis zum 1. Juli 2025 nachgerüstet werden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden.
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgerüstete EU-Taxameter und Wegstreckenzähler müssen den Finanzbehörden spätestens innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Ausrüstung gemeldet werden.
• Wenn die Geräte bisher ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben werden, müssen die Betriebe die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchführen.
• Jedoch gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025. Bis dahin wird von den Finanzämtern nicht beanstandet, wenn die Anpassungen noch nicht vorgenommen sind (BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023).
• Betriebe, die noch nicht angepasste EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nutzen und die Regelung für die Nichtbeanstandung bis 31. Dezember 2025 in Anspruch nehmen, müssen für diese Dauer keine Meldung beim Finanzamt abgeben. Dies gilt auch für EU-Taxameter mit INSIKA-Technologie, für die eine Meldepflicht bisher auch dann galt, wenn die Übergangsregelung genutzt wurde.